出来る男風のタスク整理術

 実際にやってる仕事の整理方法です。

私は整理整頓や物事をきっちりやる事が苦手です。

システム手帳やノートを使うのも苦手です。

紙の手帳でスケジュール管理したり、

打ち合わせ内容をメモ取ったり、

紙のノートに書きながら思考するとぐちゃぐちゃになっちゃいます。

書いているときは良くまとめられたと思っても、

後で見るとごちゃごちゃで管理不可能になってます。

そんな私は、ノートや手帳は諦めて、

パソコンやスマートフォンですべて簡潔するようにしたら、

そこそこ上手くタスク整理できるようになりました。

今回紹介したいのは、

ツールが変わっても使える考え方や管理方法についてです。

シートはタスク（作業）と毎に作り直す

管理しやすい単位、例えば１日の作業一覧を１シートとします。

１日が終わったらそのシートは削除、翌日は新しく作り直す

これは古い内容などでごちゃごちゃしないために重要です。

今日の予定していた業務がA、B、C、Dとあって、

C以外すべて終わったとします。

明日用の新しいシートを作って今日のシートは捨てます。

どうしても残作業のCをメモに残さなくてはならない場合は、

明日のシートに書き写します。

Cが直ぐにやらなくていいものなら、

「すぐやらなくていい残作業」のような別シートを設けてもいいです。

そして、タスクを決めるときに余裕ある場合に別シートから持っていきます。

※残作業の繰り越しはやり過ぎるとごちゃごちゃします。

私は必要最低限にしてます。

１日タスクを例に書きましたが、

このブログ書くときの作業でも一緒です。

①②③④と書きたいことがあって、

下書きを１シートに見出しだけ書いて書き始めます。

①②③書いたところで、

1ページ分の投稿としてすっきり収まったら、

そこで終了です。

この下書きは清書して下書きは削除です。

④は残っていても惜しがらず削除です。

④がすごく有用な内容だった時だけ、

アイデア帳などに移しておきます。

この新規作成、削除、書き写しが楽なのがデジタル使う最大のメリットです。

スケジュール管理は必要最低限

何でもスケジューラ―でやるのはやめましょう。

私も5年ほど前まではこれやっちゃってましたが、

スケジューラ―は作業スペースも狭いので、

必要最低限にとどめたほうが良いです。

タスクは上のように１つのドキュメントとして管理して、

スケジューラ―にあまり多くのことを書かない方がすっきりします。

今はGoogleのカレンダーを使っていますが、

NotesやOutlookを使っていたこともあります。

基本変わりません。

スケジューラ―で管理するのは、時間と場所とタイトル位です。

もちろん自分が会議設定する場合は、

議題や参加者も管理する必要があります。

あくまで自分で予定を書きこむ際の話です。

スケジューラ―で会議前などに議題についてのメモをとっても、

会議中のメモなどは取るほどのスペースがありません。

だったら最初からそれ用に1枚別の作業用のシートを作るべきです。

タスク整理のツールはEvernote

（別にMS OfficeでもGoogle Docでもいいです。）

スマホやタブレットを使う時間が多いので、

Evernoteを使用しています。

2台制限とモバイルでのオフライン利用。

この２つが理由で有料版つかってます。

２台で十分な人もいるでしょう。そんな人は無料版でも全然OKです。

私は職場PC、自宅PC、スマホで最低３台。

iPadやノートPCも使えると便利なので全然足りません

オフライン利用もWifi版のiPad使っているので必須です。

Evernoteのプレミアム版は2年で9,399円です。

月額アプリだと安く感じるのに２年でまとめると高く感じますね。

スマホで課金だと600円/月なので、年7,200円、2年で1万4,400円

実はまとめて買っちゃったほうがすごくトクなんです。

これ知るまでは毎年2500円ずつ損してました。

わたしはEvernote以前は、

IBM NotesやMS Officeでした。

どちらも便利なツールでした。

今なら無料のGoogleドキュメントでも私が上で言ったタスク管理できると思います。

以上です。

初めて書く内容で上手く伝わるか分かりませんが、

以前の私のような整理できない人の参考になればうれしいです。

これからも仕事術やテクニックのようなものも書いていきたいです。

若いころに大量に読んだノウハウ本と私の実験の集大成です。

今は自分にあったやり方が確立したので、

そういうビジネス書みたいなものはほとんど読んでませんが、

良い物あったら教えていただきたいです。